Как сделать выписку из штатного расписания

28.06.2025 в 19:45

Штатное расписание - это внутренний документ организации, содержащий информацию о структуре, численности сотрудников и размерах заработной платы. Выписка из штатного расписания может потребоваться для различных целей: проверок, судебных разбирательств, кредитных заявок или внутреннего документооборота.

Кто имеет право запрашивать выписку

• Руководство организации
• Бухгалтерия и кадровая служба
• Проверяющие органы (по официальному запросу)
• Суды и правоохранительные органы
• Банки (при кредитовании бизнеса)

Порядок оформления выписки

1. Подготовка документа

1. Определите, какие именно разделы штатного расписания необходимо включить в выписку
2. Скопируйте соответствующие части документа
3. Укажите реквизиты организации в шапке документа
4. Проставьте дату составления выписки

2. Оформление реквизитов

Содержание выписки

Типовая выписка из штатного расписания должна содержать:

• Наименование должностей
• Количество штатных единиц
• Размеры окладов или тарифных ставок
• Надбавки и доплаты (если требуются)
• Фонд заработной платы по выделенным позициям

Особые случаи

Частичная выписка

При необходимости можно подготовить выписку только по определенным отделам или должностям. В этом случае в документе делается пометка "Выписка подготовлена в части, касающейся...".

Архивная выписка

Если требуется информация на определенную дату в прошлом, выписка делается на основании архивной версии штатного расписания с указанием: "Действительно на 01.01.2020".

Юридическая сила документа

Для придания выписке юридической силы необходимо:

1. Заверить документ подписью руководителя
2. Проставить печать организации (если используется)
3. Указать дату выдачи
4. Зарегистрировать выписку в журнале исходящих документов

Срок действия выписки

Стандартный срок действия выписки - 1 месяц с даты составления. Для некоторых организаций (например, банков) могут устанавливаться собственные требования к сроку давности документа.

Электронный вариант

Электронная выписка имеет равную юридическую силу с бумажной при соблюдении условий:

• Документ подписан квалифицированной электронной подписью
• Содержит все обязательные реквизиты
• Может быть проверена на подлинность

Хранение и учет

Рекомендуется вести журнал учета выданных выписок, где фиксируются:

Это помогает контролировать распространение конфиденциальной информации о структуре и зарплатах в организации.